Các bước gửi hàng vào kho ngoại quan

I. CÁC BƯỚC GỬI HÀNG VÀO KHO NGOẠI QUAN: 

A. Trường hợp nhập hàng từ nước ngoài gửi vào kho ngoại quan:

Khách hàng muốn gửi hàng từ nước ngoài vào kho ngoại quan Hoàng Thành cần thực hiện các bước sau:

1. Khách hàng sẽ được chuyên viên phòng Xuất Nhập Khẩu tư vấn và giới thiệu về loại hình kho ngoại quan Hoàng Thành
2. Khi đã quyết định chọn dịch vụ kho ngoại quan Hoàng Thành quý Khách hàng sẽ cung cấp thông tin liên quan cho cảng như: tên tàu, loại hàng, số lượng, ngày đến, đại lý, và các thông tin liên quan khác…
3. Căn cứ thông tin về lô hàng, Phòng XNK sẽ chào giá dịch vụ cho quý Khách hàng.
4. Tiếp theo, phòng XNK tiến hành thương thảo và ký hợp đồng cung cấp dịch vụ kho ngoại quan với Khách hàng.
5. Chậm nhất 24 giờ trước khi tàu cập cảng hoặc khi hàng hóa đến cảng, Khách hàng cung cấp bộ chứng từ gốc của lô hàng cho bên Hoàng Thành, bao gồm: vận đơn, lược khai hàng hóa, hóa đơn thương mại, chứng nhận xuất xứ, giấy ủy quyền nhận hàng (nếu chưa được ủy quyền trong hợp đồng thuê kho ngoại quan), lệnh giao hàng của hãng tàu…Trường hợp lệnh giao hàng: nếu là hàng container thì chủ hàng mang Bill gốc sang hãng tàu để đổi lệnh giao hàng, các trường hợp khác thì đổi lệnh tại đại lý tàu.
6. Căn cứ bộ chứng từ (nêu trên) kết hợp với các giấy tờ khác như: tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu, hợp đồng thuê kho ngoại quan, văn bản xin làm hàng ngoài giờ, đóng bao, chuyển cửa khẩu (nếu có), giấy giới thiệu…Cảng sẽ tiến hành thay mặt chủ hàng làm thủ tục khai hải quan với Hải quan khu vực để nhập hàng vào kho ngoại quan (Hải quan khu vực tại địa bàn lô hàng được lưu giữ).
7. Để phối hợp trong quá trình làm hàng, Khách hàng sẽ cử đại diện và thuê giám định giám sát việc dỡ hàng trong quá trình nhập hàng từ tàu vào kho, đồng thời ký vào các biên bản thực nhập với Cảng.
8. Sau khi hoàn tất việc nhập hàng vào kho ngoại quan, Hải quan sẽ xác nhận vào tờ khai hải quan về số lượng và tình trạng hàng hóa, ký biên bản thực nhập. Các chứng từ này sẽ được Cảng gởi cho chủ hàng bản sao.
9. Các số liệu và tình hình liên quan trong quá trình hàng hóa được lưu giữ tại kho bãi cảng sẽ được Cảng báo cáo định kỳ (hàng tháng) hoặc đột xuất (khi có biến động) đến cho Khách hàng.

B. Trường hợp nhập hàng từ nội địa vào kho ngoại quan:

Các bước nhập hàng từ nội địa vào kho ngoại quan cũng giống như các bước gửi hàng từ nước ngoài vào kho ngoại quan. Đồng thời việc đăng ký tờ khai và làm thủ tục nhập kho ngoại quan cũng giống như đối với hàng hoá từ nước ngoài đưa vào gửi kho ngoại quan.

Bộ chứng từ bao gồm: Tờ khai hàng hoá nhập kho ngoại quan, hợp đồng thuê kho ngoại quan, giấy uỷ quyền gửi hàng (nếu chưa được ủy quyền trong hợp đồng thuê kho ngoại quan), tờ khai hàng hoá xuất khẩu (đã làm xong thủ tục), lược khai hàng hóa (nếu có)…

II. CÁC BƯỚC NHẬN HÀNG RA KHỎI KHO NGOẠI QUAN:

A. Trường hợp xuất hàng từ kho ngoại quan ra nước ngoài:

1. Khách hàng gửi văn bản thông báo cho phòng Xuất Nhập Khẩu Hoàng Thành về kế hoạch xuất hàng từ kho ngoại quan như: tên tàu, ngày tàu cập cầu để xếp hàng, số lượng, loại hàng, đại lý, và các thông tin liên quan khác…
2. Khách hàng cung cấp chứng từ cho phòng Xuất Nhập Khẩu Hoàng Thành trước khi tiến hành xếp hàng 24 giờ như: lệnh giao hàng-D.O, hóa đơn thương mại (nếu có), lược khai hàng hóa (nếu có), hợp đồng mua bán (nếu có), giấy ủy quyền xuất hàng (nếu không ghi trong hợp đồng thuê kho), tờ khai hàng hoá xuất khẩu (trừ khi hàng hoá từ nước ngoài đưa vào kho ngoại quan).
3. Kết hợp bộ chứng từ (nêu trên) với các giấy tờ khác như: Tờ khai hàng hoá nhập kho ngoại quan, phiếu xuất kho theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, hợp đồng thuê kho ngoại quan, văn bản xin làm hàng ngoài giờ, giấy giới thiệu…Cảng sẽ tiến hành thay mặt chủ hàng làm thủ tục khai hải quan với Hải quan khu vực để xuất hàng ra nước ngoài.

Sau khi hoàn tất việc xuất hàng từ kho ngoại quan lên tàu, Hải quan sẽ xác nhận vào tờ khai hải quan về số lượng và tình trạng hàng hóa đã được xuất.

B. Trường hợp xuất hàng từ kho ngoại quan nhập khẩu vào nội địa:

Các thủ tục liên quan người mua hàng cần phải thực hiện để nhận hàng hóa:

1. Chủ hàng (người ký hợp đồng và là người bán lô hàng) xuất lệnh giao hàng (Delivery Order – D.O) yêu cầu Hoàng Thành giao hàng lô hàng cho người mua. Lưu ý Lệnh giao hàng (D.O) phải do người ký Hợp đồng hoặc người được người ký hợp đồng ủy quyền (bằng văn bản) ký  tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên; nội dung cần thể hiện thông tin người chi trả các phí lưu kho bãi hoặc phí bốc lên xe… (nếu có thay đổi so với hợp đồng).
2. Người mua hàng mang D.O gốc, kèm theo Chứng minh nhân dân và giấy giới thiệu đến Phòng Xuất Nhập Khẩu để đổi D.O do Hoàng Thành phát hành.
3. Khi làm thủ tục xuất lô hàng với Hải quan, Người mua hàng cần chuẩn bị đủ bộ chứng từ  gồm D.O (Hoàng Thành cấp), hợp đồng thuê kho ngoại quan, hóa đơn và lược khai từng lô hàng do người bán phát hành, tờ khai hải quan hàng nhập, giấy giới thiệu, CMND…để khai hải quan, đóng thuế (chính thức nhập hàng vào Việt Nam). Sau khi hoàn tất khai báo hải quan, người mua hàng đến Cảng (nơi lưu giữ hàng hóa) gặp Ban Xuất Nhập Khẩu để làm các thủ tục như đóng tiền, đăng ký công nhân bốc xếp và các công việc khác để nhận hàng.
4. Người mua hàng điều động phương tiện đến kho bãi ngoại quan để nhận hàng theo lịch đã đăng ký với cảng.